Πώς να αποφύγετε λάθη επιλογής λογισμικού ανθρώπινου δυναμικού;

Η επιλογή του κατάλληλου λογισμικού ανθρώπινου δυναμικού για την εταιρεία σας είναι απαραίτητη, διότι βοηθά στον εξορθολογισμό και την αυτοματοποίηση διαφόρων επιχειρηματικών διαδικασιών, ενώ παράλληλα μειώνει τις περιττές επιβαρύνσεις στο τμήμα HR του οργανισμού. Ωστόσο, η επιλογή του σωστού Λογισμικού Ανθρώπινου Δυναμικού είναι μια δύσκολη εργασία και πολλοί μεγάλοι οργανισμοί, μικρομεσαίες επιχειρήσεις καταλήγουν να αγοράζουν λάθος λογισμικό που δεν αυξάνει το κόστος αλλά είναι συμβατό με την επιχειρηματική τους πολιτική. Σε αυτό το άρθρο, θα μιλήσουμε για ορισμένα σημεία που μπορείτε να αξιολογήσετε για να αποφύγετε τέτοια λάθη.

Τρόπος Αποφυγής Λάθη Επιλογής Λογισμικού Ανθρώπινου Δυναμικού

1. Επιχειρηματικές Ανάγκες

Όταν αναζητάτε Λογισμικό ανθρώπινου δυναμικού για την επιχείρησή σας, πρέπει να έχετε ξεκάθαρη εικόνα του γιατί χρειάζεστε το εργαλείο, ποιες είναι οι δυνατότητες ή οι ενότητες που αναζητάτε, εάν διαθέτετε προϋπολογισμό και πώς θα βοηθήσει την επιχείρησή σας να αναπτυχθεί. Θα είναι και χάσιμο χρόνου και χρήματος εάν επιλέξετε ένα λογισμικό HR χωρίς να γνωρίζετε γιατί το χρειάζεστε πραγματικά και πώς θα χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητές του.

Εάν επενδύετε σε ένα εργαλείο μόνο και μόνο για να έχετε ένα προηγμένο εργαλείο στο γραφείο σας, σπαταλάτε τους πόρους σας. Πριν συμβουλευτείτε προμηθευτές λογισμικού ανθρώπινου δυναμικού, είναι σημαντικό να προσδιορίσετε τις ανάγκες της επιχείρησής σας. Μόλις μάθετε ποιες είναι οι ανάγκες σας, μπορείτε να βρείτε λογισμικό που μπορεί να καλύψει αυτές τις ανάγκες. Εάν σας λείπουν οι πληροφορίες, μπορείτε πάντα να ρωτήσετε ή να πάρετε συνέντευξη από τους υπαλλήλους σας για να κατανοήσετε την άποψή τους.

Οι υπάλληλοί σας θα χρησιμοποιούν το λογισμικό σε τακτική βάση. Επομένως, το να ζητάτε τη γνώμη τους και να κατανοείτε τις ανάγκες τους μπορεί να βοηθήσει πολύ. Επιπλέον, η αξιολόγηση των ανταγωνιστών σας μπορεί να είναι χρήσιμη για να κατανοήσετε τι μπορεί να λείπουν από τους υπαλλήλους σας.

2. Πωλητές

Όταν ψάχνετε για λογισμικό, μην περιορίζεστε ποτέ σε έναν ή δύο παρόχους. Πρέπει να αξιολογήσετε όσο περισσότερους προμηθευτές μπορείτε για καλύτερες προσφορές και δυνατότητες. Όσο περισσότερες επιλογές έχετε, τόσο καλύτερο είναι να λάβετε μια απόφαση, επειδή σχεδόν κάθε προμηθευτής είναι πιο εύκολο να συγκριθεί. Θα καταλάβετε τι πρέπει να αναζητήσετε όταν είστε έτοιμοι να ξοδέψετε.

Είναι πάντα καλύτερο να επιλέγετε τουλάχιστον δέκα έως δώδεκα παρόχους και να περιορίζετε τις επιλογές σας από εκεί. Μπορεί επίσης να προκαλέσει σύγχυση όταν εξερευνάτε πάρα πολλές επιλογές. Επομένως, επικοινωνήστε με την ομάδα σας και τους ειδικούς σας επίσης. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει τις κριτικές χρηστών και τα βίντεο για να δείτε εάν αξίζει να επενδύσετε στον πάροχο. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε ιστότοπους με καταχώριση λογισμικού και να εγγραφείτε για μια επίδειξη εκεί για να αποκτήσετε εμπειρία από πρώτο χέρι του λογισμικού.

3. Ενσωματώσεις

Εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει άλλο λογισμικό HR στο παρελθόν, δεν θα έχετε πρόβλημα, αλλά αν το κάνετε, το καλύτερο στοίχημά σας είναι να επιλέξετε ένα λογισμικό HR που προσφέρει επίσης δυνατότητες ενοποίησης. Εάν οι υπάλληλοί σας χρησιμοποιούν περισσότερα από ένα λογισμικά για κάθε διαδικασία, θα οδηγήσει μόνο σε περισσότερη σύγχυση και απογοήτευση. Θα πρέπει να είναι σαφές ότι οι διαδικασίες ανθρώπινου δυναμικού δεν μπορούν να λειτουργήσουν από μόνες τους. χρειάζονται πρόσθετα δεδομένα και πληροφορίες από άλλους τομείς για να λειτουργήσουν αποτελεσματικά. Για παράδειγμα, το λογισμικό διαχείρισης χρόνου θα πρέπει να σας επιτρέπει να το ενσωματώσετε με το λογισμικό μισθοδοσίας σας. Αυτή η ενοποίηση θα σας επιτρέψει να υπολογίσετε τους μισθούς με βάση τον αριθμό των ωρών που εργάστηκε από έναν εργαζόμενο. Εξαλείφει επίσης την πιθανότητα ανθρώπινου λάθους, καθώς μπορείτε να αυτοματοποιήσετε ολόκληρη τη διαδικασία. Η ύπαρξη μιας ενιαίας πλατφόρμας που είναι ενσωματωμένη με άλλο λογισμικό διευκολύνει τη διαχείριση ολόκληρης της διαδικασίας ωρών.

4. Demos

Ένα συνηθισμένο λάθος που κάνουν οι εταιρείες είναι να αγοράζουν το λογισμικό πριν πάρουν ένα demo, ουσιαστικά επιλέγουν το καλύτερο στην αγορά που έχει υψηλή κριτική και το παίρνει. Ένα εργαλείο μπορεί να φαίνεται καλό στο χαρτί, αλλά η αποτελεσματικότητά του δεν μπορεί να κριθεί αν δεν το χρησιμοποιήσετε πραγματικά. Ζητήστε την έκδοση επίδειξης από τον πάροχο, συγκεντρώστε την ομάδα και δοκιμάστε όλες τις λειτουργίες που χρειάζεστε για τη συσκευή.

Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να αποφασίσετε ποιο λογισμικό HR είναι χρήσιμο. Καταλαβαίνουν ότι κάτι λείπει και ρωτούν τον πάροχο αν μπορεί να το εξατομικεύσει για τις διαδικασίες σας. Ποτέ μην υποθέτετε ότι όλο το λογισμικό HR είναι το ίδιο. Στην δοκιμαστική περίοδο ρωτάτε για τυχόν απορίες, τους τρέχοντες πελάτες τους, την περιοχή που εξυπηρετούν την εξυπηρέτηση μετά την πώληση και άλλα μελλοντικά σχέδια και δοκιμάζετε τη φιλικότητα προς το χρήστη της διεπαφής χρήστη.

5. Στρατηγική υλοποίησης

Για να εφαρμόσετε με επιτυχία το λογισμικό HR, χρειάζεστε μια στρατηγική υλοποίησης. Η εφαρμογή λογισμικού χωρίς κατάλληλο σχέδιο δράσης θα αφήσει τον οργανισμό σε χάος. Θα χρειαστεί επίσης να εκπαιδεύετε τακτικά το προσωπικό σας καθώς η διαδικασία εισαγωγής οποιουδήποτε νέου λογισμικού θα πάρει χρόνο. Ο προμηθευτής παρέχει υπηρεσία υλοποίησης και μπορείτε να τους ζητήσετε να εκπαιδεύσουν τους υπαλλήλους σας και να ορίσουν ένα POC για την επίλυση αμφιβολιών και την ενημέρωση νέων εκδόσεων στους υπαλλήλους σας.

Κλείσιμο

Ο οργανισμός πρέπει να είναι υπομονετικός κατά τη διαδικασία επιλογής λογισμικού. Να λαμβάνετε πάντα υπόψη τα σχόλια των εργαζομένων κατά τη διαδικασία επιλογής και μετά την εφαρμογή λογισμικού, να αξιολογείτε συνεχώς την κατάσταση της αγοράς και τη διαδικασία μετά την πώληση των πωλητών. Πρέπει να ελέγξετε εάν το λογισμικό που λαμβάνετε είναι φιλικό προς τον χρήστη και σχεδιασμένο για τον οργανισμό σας.